Марина Шкиленок,

Рациональное структурирование своего рабочего дня позволяет вовремя выполнить поставленные задачи и выкроить время на личную жизнь, уверена Диана Комлач, психолог, консультант по развитию организаций. Каких ошибок можно избежать, составляя расписание дня? Есть ли какие-то технологии, которые помогают правильно и рационально распределить свои силы, чтобы к концу дня не чувствовать себя словно выжатый лимон? Об этом специалист рассуждала в студии TUT.BY.

Внимание! У вас отключен JavaScript, или установлена старая версия проигрывателя Adobe Flash Player. Загрузите последнюю версию флэш-проигрывателя.


Скачать видео TUT >>>

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это управление собственным временем. Тайм-менеджмент позволяет человеку планировать дела, выставлять цели, развивать пути продвижения и продвигаться к ним. Глупо думать, что та цель, которую мы поставили в перспективу на пять лет, останется такой же неизменной. Она будет меняться, трансформироваться и, возможно, со временем какие-то цели отпадут сами собой из-за ненадобности.

Если человек не дружит со временем и полагается на авось, то очень часто результат получается, как в сказке: пойди туда, не знаю куда и принеси то, не знаю что. По такому принципу, к сожалению, сегодня живут многие люди. И именно из-за этого "авось" и случаются авралы, когда дела накапливаются, и в итоге их приходится быстро разгребать. Происходит и профессиональное выгорание, когда люди неумело распоряжаются своим временем или временем своих подчиненных, а потом заставляют их в самый последний момент или во внеурочное время что-то делать по работе.

С другой стороны, тайм-менеджмент является своего рода профилактикой, гигиеной человека и его здорового образа в душевном плане, чтобы человек имел возможность распланировать как личные, так и рабочие дела.

По долгу своей работы я довольно часто замечаю, что люди сопротивляются планированию, опаздывают, тем самым забирая не только свое время, но также и время других людей. Такие люди внутренне направлены в хаос и смерть.

Исходя из сказанного, получается, что неорганизованный человек причиняет вред не только себе, но и тем людям, которые его окружают?

Да, он причиняет вред и себе, и своим близким, и своим коллегам. Это человек, на которого очень сложно положиться, поскольку никогда не знаешь, чего от него ожидать. На вопрос: "Какие планы на сегодня?" такой человек обычно отвечает: "Не знаю. Там видно будет".

Мы в этом мире не одни. Есть люди творчества, гениальные люди, которые живут по наитию. Было бы неплохо иногда и им вспоминать о том, что мы живем во времени. Но устраивать какие-то гонки со временем было бы глупо, поскольку тогда человечество лишилось бы искусства.
Я с уважением отношусь к людям искусства. Как пример, можно привести Амедео Модильяни, выдающегося итальянского живописца и скульптора, который был гением с огромным талантом, и у которого была такая странная тяга к смерти.

Время – это одна из тех координат, которая дает нам возможность укрепиться на Земле и прожить интересную и плодотворную жизнь.

То есть управление временем и организация собственного рабочего дня необходимы всем?

Здесь более уместно было бы сказать не управление, а структурирование. Когда к специалисту приходит человек, который желает научиться структурировать свое время, то для начала мы определяем цели и время, на которые он хочет построить планы. Например, на долгосрочную перспективу, на три-пять лет, планы строят наметками, а цели ставят как идеи. Мы смотрим, чего человек должен достичь за один год, чтобы получить запланированное в три года. Затем год разбивается на месяцы, а месяцы на недели. И здесь уже очевидно, реальна эта цель или нет. В итоге мы получаем формулировку: что я должен сделать сегодня, чтобы через год получить цели, которые приведут к тому, чего нужно достичь через три года, а затем и через пять лет.

Одна глобальная цель делится на маленькие подцели. И сначала нужно достигнуть одной подцели, потом другой…

Совершенно верно. Пять лет – все-таки достаточно большая перспектива, и многие люди просто боятся туда заглядывать. Возьмем, например, перспективу на год – чего человек хочет достигнуть через год в личной, семейной и профессиональной жизни и какие шаги ему следует предпринять, чтобы все это через год у него было. Можно поставить цель заработать за год миллион долларов. В этом случае нужно определить, что нужно сделать сегодня и сколько нужно зарабатывать сегодня, чтобы получить через год этот миллион. Понятно, что это иллюзорная цель: с одной стороны, она греет человека, а с другой, довольно часто человек ничего и не делает для достижения этой цели.

Структурирование времени является очень хорошим инструментом, позволяющим реально увидеть свои цели. Также есть метод расстановки, который можно использовать не только в семейном, но также и в профессиональном контексте. При помощи этого метода можно проверить отношения человека с его целью: какие шаги он будет делать в реальном пространстве, нужна ли эта цель, с какими препятствиями придется столкнуться на пути ее достижения.

Есть ли какие-то основные принципы, которыми должен руководствоваться человек, желающий максимально рационально и комфортно для себя структурировать свое время?

Для начала можно попробовать сделать наброски планируемых дел на месяц. Также в воскресенье вечером или в понедельник утром можно сделать набросок планируемых дел на предстоящую неделю. Многие люди такого планирования не делают и держат все в голове, тем самым невероятно себя перегружая и не оставляя места чему-то новому.

Жизнь находится в постоянной динамике. Когда голова человека забита самыми различными планами и идеями, то очень трудно впоследствии добавить туда что-то еще. Именно поэтому очень полезно раз в неделю составлять список планируемых дел.

В конце недели нужно вычеркнуть из списка все то, что вы уже сделали. Затем посмотрите, что вам необходимо перенести на предстоящую неделю, а также обдумайте, почему не получилось сделать те или иные дела на прошлой неделе и что вы должны сделать, чтобы они получились уже в течение этой недели. Вполне вероятно, что эти дела даже придется немного отложить.
Все это дает прекрасную возможность удобно распределять время и силы. Многие люди переоценивают себя и перегружаются. Но в сутках всего 24 часа, в течение которых нужно успеть и выспаться, и отдохнуть, и уделить внимание себе. Кроме этого, у каждого человека свой запас сил, и если один успевает все сделать за час, то другому человеку то же самое придется делать часа три. Это нужно учитывать и прислушиваться к себе.

Также я бы порекомендовала завести такую вещь, как ежедневник. Вроде бы, казалось, такая простая вещь, но в нем есть свои особенности. Если у вас есть ежедневник и вы используете его по назначению, а не как тетрадь для записей, то все ваши планы, идеи и встречи, которые вы держите в голове, должны быть прописаны именно там. Все мы люди, и даже у самого собранного человека случаются пробелы в памяти. А если вы приучите себя заглядывать в ежедневник каждый вечер, чтобы посмотреть свои планы на следующий день, то не подведете своих коллег или друзей. Также мы можем видеть, есть ли в списке дел места, куда можно было бы добавить что-то еще, или, увидев исписанные мелким почерком дни недели, пересмотреть и, возможно, что-то убрать из списка, чтобы избежать перегрузки и эмоционального истощения. Ежедневник помогает четко расписать все дела и освободить голову для новых идей и планов. В этом я убедилась на собственном опыте.

Структурирование дня позволяет человеку жить в ладу с духом времени, значительно лучше себя чувствовать, более эффективно работать и уделять себе и своим близким больше внимания.

У многих людей есть привычка делать какие-то пометки на стикерах. Но в результате их может скопиться так много, что человек может просто потеряться в этих бумажках.

Да, потеряться можно очень быстро. Поэтому крайне важно и необходимо распределять свое время и силы. При структурировании времени именно цели, время и силы являются крайне важными моментами. Стикеры, конечно же, использовать можно, особенно, если человек не пользуется ежедневником постоянно. Таким образом можно помечать те или иные важные дела, которые нужно сделать именно сегодня.

Частая ситуация: в моем ежедневнике расписан весь день. Вдруг подходит начальник и говорит, что нужно все отложить и срочно делать какую-то другую работу. И в итоге таких отложенных дел может накопиться очень много.

У каждого человека есть свои функциональные обязанности. Начальник – тоже человек и с ним также нужно разговаривать. Можно, конечно, злиться на него и бегать, как запаренная лошадь, но можно и объяснить ему, что ваш сегодняшний день весь расписан, а заодно и поинтересоваться, куда или вместо чего вы можете вставить срочное дело. Ведь именно начальник решает и определяет, что на данный момент более важно и необходимо. Очень хорошо, когда каждый сотрудник знает и помнит свое место и не стесняясь обсуждает со своим начальством те или иные возникшие вопросы.

Ежедневник хорош только для офисных работников, или же он подходит и для домохозяек? Они могут планировать свой день по таким же принципам?

Конечно. У нас часто забывают, что хозяйка в доме – это тоже функциональная обязанность, причем не менее важная. Об этом довольно часто забывают как сами мамы-домохозяйки, так и члены их семей, которые начинают к ним относится как к незаметной тени, домработнице.
Здесь очень важно поставить себя на нужное место. Тот, кто работает и выходит в мир, является министром внешних дел, а домохозяйка – это министр внутренних дел с огромной массой дел и забот. А так хотелось бы иметь точки соприкосновения и проводить какие-то совместные мероприятия. В данной ситуации структурирование времени подходит как нельзя лучше. Благодаря согласованному планированию семья станет более сплоченной, члены семьи начнут, наконец, видеть и уважать друг друга.

Домохозяйка хоть и находится в тени, но является большим ресурсом, поскольку для нормального мужчины и мужа очень важно, чтобы в его тылу все было в порядке. Именно поэтому многие мужчины хотят, чтобы их жены не работали, а находились дома.

Какие ошибки чаще всего совершают люди, которые пытаются спланировать свой день? Вроде бы все распланировал, а в итоге все почему-то идет наперекосяк, ничего не получается, приходится доделывать работу дома.

Самая первая ошибка заключается в том, что человек неправильно распределяет свои силы. Всегда нужно помнить о том, что рабочее время ограничено, его невозможно растянуть. В такой ситуации необходимо реально подходить к себе и ко времени, понимать, сколько времени понадобится вам для выполнения определенного задания и оставлять небольшой его запас. Если дела мелкие, то за день их можно сделать достаточно много, а если крупные – то два-три. И как бы ни хотелось сделать больше, невозможно выйти за рамки времени или разорваться. Есть люди, которые справляются с делами быстро, а есть люди, которым надо посидеть над той же работой значительно больше.

Необходимо относиться к себе с пониманием, и все те дела, которые не успел сделать сегодня, перераспределить на другое время. Мы все люди и не стоит мнить из себя супермена, который со всем может и успеет справиться. Это иллюзия. И надо понимать, знать и учитывать, что мы можем структурировать свое время, но мы не можем управлять всем. У нас есть определенные рамки и границы, и в жизни каждого человека бывает форс-мажор. Поэтому нет смысла пенять на кого-то или что-то: нужно относиться к этому спокойно и просто подумать, как это все можно перераспределить и сделать в другое время. А порой просто сделать паузу на 5-10 минут и сходить прогуляться, выпить чашку кофе или чая. Если нельзя оставлять рабочее место, то просто посидеть спокойно – на это у каждого человека есть полное право. За это время происходит просто чудесная вещь – человек приходит в себя, в контакт с собой. В итоге какие-то дела, как ни странно, отходят сами собой, а какие-то моменты переигрываются. Также после такой паузы человек уже более ясно может увидеть, какие дела сегодня имеют первостепенное значение, какие – второстепенное, а какие дела можно отложить и на более дальнюю перспективу, как бы ни хотелось сделать их сейчас. Для принятия тех или иных решений, необходимо все-таки иметь на плечах трезвую и спокойную голову. А когда все кипит и бурлит, то в такой ситуации обычно принимается либо неправильное решение, либо такое, которое в итоге стоит человеку огромных сил, что опять же, ведет к выгоранию.

Нужно ли хвалить себя за выполненную работу?

Можно ставить птички и вычеркивать пройденное. Когда человек видит, что сегодня многое у него получилось, это чувство удовлетворения и спокойствия уже есть награда для него. А если это был удачный проект или хорошо проделанная работа, то можно сделать что-нибудь хорошее для себя. Очень полезно быть добрым к себе.

Когда многие моменты твоей жизни расписаны, тогда появляется место и для чуда, для различных приятных вещей. Когда же все пускается на самотек, то здесь неизвестно, куда еще жизнь тебя приведет.

Давайте подведем итог нашей беседе. О чем нужно помнить для того, чтобы рационально распределить свои силы и время в течение рабочего дня?

Для рационального распределения своих сил и времени полезно вести ежедневник, в который вы будете записывать все свои дела, проверять их и корректировать, возможно, что-то переносить, добавлять или убирать. Не забывайте оставлять время также и для отдыха. Если навалилось много дел, возьмите небольшую паузу для того, чтобы прийти в контакт с собой. Хоть каждый из нас и выглядит как один человек, внутри нас постоянно находится несколько субличностей, и очень хорошо, когда все они находятся в контакте друг с другом и работают как команда. А когда мы спокойны, то они могут работать как команда и будут нас поддерживать, подсказывать и давать что-то хорошее и нужное.
-10%
-15%
-20%
-10%
-23%
-50%
-30%
-20%
-25%
-10%
0071582