Подпишитесь на нашу ежедневную рассылку с новыми материалами

Новости компаний


В этой статье вы найдете примеры решения управленческих задач с помощью Microsoft Project 2010 и более старшей версии. Будем идти от простого к сложному.

1. Как учесть отпуск сотрудника в проекте?

Летний период регулярно подбрасывает руководителю проекта ситуацию, когда сотрудник внезапно выбывает из проекта. Как правильно это отразить в расписании проекта?

Отличное решение - использовать Календарь сотрудника.
 
1. Перейдите в Лист ресурсов
2. Откройте свойства ресурса и перейдите в раздел "Изменить рабочее время"
3. Теперь вы можете указать, в какой период времени ваш сотрудник будет недоступен и почему.
 
Аналогично можно отразить командировки, болезни или другие причины отсутствия.
 
 

Должен вас предупредить, что сроки и работы однозначно "поедут" и вам придется вносить коррективы в оставшиеся работы.
 
PS. Если вы используете "взрослую версию" MS Project Server, то функция "Изменить рабочее время" вам будет недоступна. Поэтому откройте Календарь сотрудника непосредственно из сервера проектов.
 
2. Как быстро заменить работы "выбывшего" сотрудника на другого члена команды?

Пусть сотрудник заболел (с кем не бывает), но что же делать с оставшимися работами в проекте? Как правильно заменить все назначения данного ресурса на другого?
 
В решении этого вопроса вам поможет форма "Назначение ресурсов", "горячее" сочетание клавиш Alt+F10.
 
1. Перейдите в представление "Диаграмму Ганта"
2. Любым удобным для вас способом отфильтруете все задачи, в которых назначен заболевший сотрудник
3. Выделите все задачи и вызовите форму "Назначение ресурсов" или нажмите Alt+F10.
4. Выберите сотрудника к замене. Нажмите "заменить" и укажите на кого именно.
 
 
 
 

Форма "Назначение ресурсов" - лучший способ массовой замены назначений в расписании. Также несомненное преимущество данного метода в возможности заменить ресурс в уже исполняющейся задаче.
 
3. Как быстро найти отстающие задачи?

Руководитель проекта редко просматривает все задачи своего проекта. Чаще всего внимание менеджера вызывают только опаздывающие задачи. Какой способ вывести только запаздывающие задачи подойдет лучше?
 
Способов много, но мне на первое место я поставлю использование фильтра "Задачи с задержкой". Этот фильтр выводит задачи, которые отстают от графика (либо их состояние не актуализировано).
 
Способ другой. Гурманы MS Project используют более сложное действие: выводят поле "Отклонение окончания" и фильтруют отстающие задачи по нему.
 
Также в дополнение к способу 2 я использую фильтр "Диапазон дат", который показывает только нужное мне "временное окно" (как правило от текущей пятницы плюс 2 недели).
 
 
Должен предупредить: использование всех предложенных методов требует сохраненного "базового плана". Не знаете что такое "базовый план" или не совсем понимаете как он работает? Дочитайте статью до конца.
 
4. Как правильно выровнять ресурсы в проекте?

Выравнивание ресурсов - сложный управленческий алгоритм из 5 шагов, в котором только 4 и 5 шаги выполняются в Microsoft Project.
Порядок действий в Microsoft Project:

1. Добавьте в представление "Диаграмма Ганта": поля "Приоритет" и "Допускается прерывание при выравнивании" (на скриншоте название поля сокращено для удобства).

2. Заполните поле "Приоритет".
Рекомендация опытного менеджера: используйте значения 100 (для неважных) и 800 (для первоочередных) задач. Цифры не важны, но важно сохранить принцип для всех задач.
 
3. Для задач с приоритетом 100 установите признак "Допускается прерывание при выравнивании".
Теперь можете приступить к выравниванию задач с помощью автоматического алгоритма.
 
 
 
 
Не получилось? Очень вероятно. Повторю: выравнивание ресурсов - алгоритм из 5 шагов, в котором только 4 и 5 шаги требуют использования MS Project. Как узнать "полный алгоритм"? Дочитайте статью до конца.
 
5. Как определить сотрудников, пожирающих общий резерв трудозатрат? Метод для продвинутых менеджеров.

Данный метод предназначен для опытных и продвинутых менеджеров, которые хотят оптимизировать рабочее время своих сотрудников на проекте, найти источники потерь.
 
Представьте, что в вашем проекте есть утвержденная сумма трудозатрат, например 1400 человеко-часов. Команда знает, что оценка каждой операции всегда есть сумма двух слогаемых: время на выполнение задачи и резерв на неизвестное (т.н. "сержантский запас").
 
Команда договорилась, что весь график работ будет составлен по оптимистическому сценарию, т.е. без учета резервов на неизвестное. "А где же сержантский запас?", - спросите вы. Все резервы команда объединяет в общий резерв и вставляет его на критический путь проекта, подпитывая контрольную веху. Смотрите скриншот.
 
Что происходит дальше?
 
Команда приступает к операциям и начинает измерять фактически затраченное время. Если задача занимает времени больше, чем предполагал оптимистический сценарий, то дефицит пополняется за счет общего резерва. В ситуации, когда задача заняла меньше времени, чем было спланировано, то излишек пополняет общий резерв.
 
С помощью цветовых индикаторов в Microsoft Project можно выделить сотрудников, чья работа ведет к "пожиранию" резерва. Пристальное внимание, обучение, необходимость двойного контроля - возможные способы устранения потерь.
 
 
Преимущества метода:
 
  • команда дает оценки в двух составляющих (оптимистический сценарий и резерв)
  • контрольная веха проекта максимально защищена от сдвига
  • можно оценить степень риска проекта на дату (посчитать остаток резерва и разделить его на плановую сумму резерва).

Теперь, когда вы дочитали статью до конца, немного рекламы. ;-)


 
23 и 24 августа тренинг "Microsoft Project для руководителей проектов"

В конце августа я провожу тренинг "Microsoft Project для руководителей проектов".
Целевая аудитория: управленцы, которые хотят научиться использовать популярный программный продукт в своей работе.
 
Стоимость участия: 3.500.000 BYR
 
Тренер я, Александр Кольцов. Мой опыт использования Microsoft Project - больше восьми лет. Отраслевая специфика: IT, логистика и дистрибьюция, производство, банковский сектор. Выпускник программы МВА (Академия им. Плеханова, Москва), сертифицированный эксперт по управлению проектами, партнер компании "Проектный офис".
 



25 и 26 июля тренинг "Управление проектами. Базовый курс"

Для менеджеров, которым не хватает управленческих навыков, рекомендую наш тренинг "Управление проектами. Базовый курс". Тренинг соответствует международному стандарту Project Management Body of Knowledge (PMBoK) PMI 2012. Курс шаг за шагом рассматривает все шаги, который должен выполнять управленец в своем проекте.
 
Стоимость участия в тренинге: 3.500.000 BYR.
 
Скидка от 3-х участников.
 
Бесплатные вебинары по управлению проектами

Для менеджеров, у которых мало свободного времени, мы проводим бесплатные вебинары по управлению проектами. Следите за нашим расписанием.
 
Если по каким-то причинам, вы не успеваете на вебинар, то можете стать нашим подписчиком (на главной странице есть форма). Записи вебинаров мы высылаем по электронной почте.
 
Желаю вам удачи!
 
Компания "Проектный офис" - профессиональное вашими управление проектами, интересное обучение, постановка процессов управления на вашем предприятии.