Новости
 | Компания "XXI век-Консалт" проводит |
У секретаря особое положение в организации: он фактически первый человек после руководителя. В задачи секретаря входят коммуникативная, информирующая, организующая, фильтрующая, барьерная, сервисная и множество других функций. Специалисты в этой области деятельности необходимы в любой организации, и их профессионализм зачастую определяет отношения с партнерами/клиентами, имидж компании и общий успех.
Интегрированный курс состоит из модулей:
- секретарь — лицо компании;
- рабочее место секретаря, планирование рабочего времени и работа с информацией;
- взаимодействие с руководителем и коллегами;
- секретарь и телефон, телефонный этикет;
- деловой протокол для секретарей;
- организация и проведение совещаний, встреч, переговоров, официальных приемов;
- секретарь и вопросы делопроизводства в компании.
Семинар предназначен для профессиональных секретарей, ориентированных на развитие и стремящихся усовершенствовать работу офиса, сделать ее более целенаправленной, системной и комфортной как для клиентов, так и для сотрудников.
ПРОГРАММА СЕМИНАРА:
Модуль 1: СЕКРЕТАРЬ — ЛИЦО КОМПАНИИ.
14 ноября 2005 г.
Квалификационные требования к секретарю.
Основное содержание профессии, функции секретаря, обязанности, права.
Должностная инструкция.
Профессиональные качества секретаря.
Профессиональный имидж: вербальный, невербальный (кинетический).
Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия.
Деловой набор. Поведение и манеры. Деловые качества.
Двадцать навыков профессионала.
Модуль 2: РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ.
15 ноября 2005 г.
Рабочее место секретаря.
Предметы первой необходимости в офисе. Необходимая спецлитература.
Сервировочные и хозяйственные принадлежности. Продукты и напитки. Аптечка. Предметы личной необходимости.
Планирование рабочего времени. Временная инвентаризация рабочего дня.
Способы создания резерва времени: сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного.
Схема рабочего дня секретаря.
Получение необходимой информации, уточнение непонятой информации.
Особенности приема, хранения и передачи устной и письменной информации.
Модуль 3: ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С РУКОВОДИТЕЛЕМ И КОЛЛЕГАМИ.
21 ноября 2005 г.
Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: служебная вертикаль — отношения в системе "руководитель-подчиненный"; служебная горизонталь — отношения в системе "коллега-коллега".
Система подчинения. Если руководителей несколько. Приоритетность выполнения поручений.
Строгое соблюдение конфиденциальности.
Правила взаимодействия секретаря с руководителем, рекомендации по оказанию влияния на руководителя, условия идеальных взаимоотношений с руководителем.
Способы и приемы взаимодействия секретаря с сослуживцами.
Модуль 4: СЕКРЕТАРЬ И ТЕЛЕФОН. ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ.
22 ноября 2005 г.
Основные правила телефонного этикета
Телефонная вежливость. Основные виды вежливости: корректность, учтивость, деликатность, тактичность. Ограничения в телефонном общении: что можно и что не следует говорить по телефону. Фразы, которых необходимо избегать.
Корпоративные стандарты телефонного общения
Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки. Регистрация звонков, фильтрация звонков. Формы приветствий и представлений. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.
Проблемные разговоры по телефону
Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения. Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Бесконфликтное общение. Сдержанность и эмоциональная дистанция, сохранение самообладания.
Модуль 5: ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ
28 ноября 2005 г.
Работа с клиентами и посетителями
Создание имиджа компании с приемной.
Организация приема посетителей:
- подготовка встречи, организация пространства;
- установление контакта с посетителем, формирование первого впечатления;
- выбор тактики поведения;
- умение расположить к себе собеседника;
- выявление потребности клиента с помощью умения задавать вопросы и вести разговор;
- доклад руководителю о посетителе, порядок представления и знакомств;
- что делать в "форс-мажорных" ситуациях (непредвиденная задержка и пр.), предоставление необходимой информации.
Памятка секретарю по приему посетителей
Кофе-этикет
Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др. Рецепты приготовления кофе.
Модуль 6: ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ, ВСТРЕЧ, ПЕРЕГОВОРОВ, ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРИЕМОВ.
29 ноября 2005 г.
Классификация деловых совещаний, подготовка и обслуживание.
Подготовка зала для переговоров.
Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя.
Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование.
Виды официальных приемов: "бокал шампанского", "завтрак", "коктейль", "а ля фуршет", "жур фикс" и др.
Участие секретаря в организации деловых приемов и культурной программы.
Правила поведения во время приемов, презентаций.
Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя. Визитные карточки.
Модули 7 — 8: СЕКРЕТАРЬ И ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КОМПАНИИ.
5-6 декабря 2005 г.
Классификация документов.
Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства организации.
Требования к оформлению документов в соответствии с СТБ 6.38-2004 (новый, вступил в силу 01.07.2005.)
Порядок оформления, виды бланков организации.
Составные части (реквизиты) документа.
Подписание, согласование и утверждение документа. Удостоверение печатью.
Оформление управленческих решений руководства: приказы, указания, распоряжения, решения.
Организация работы с документами.
Оформление актов, справок, объяснительных записок.
Ведение внутренней и внешней переписки.
Формы и порядок регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.
Особенности работы секретаря с конфиденциальной информацией (документы, содержащие коммерческую и служебную тайну).
Семинар проводится с использованием практических кейсов, анализом конкретных ситуаций и решением практических задач.
Семинар ведет:
Германович Светлана, заместитель директора ООО "XXI век-Консалт", тренер-консультант. Специализация — организационное поведение, корпоративная культура, этика и психология делового общения.
Продолжительность одного модуля: 4 академических часа с 17.00 до 20.00.
По окончании обучения всем участникам выдаются свидетельства.
Стоимость участия в открытом семинаре — 396 000 руб. + 18% НДС.
В стоимость входит оплата раздаточного материала, кофе-пауз.
Мы предлагаем Вам гибкую систему скидок, а именно:
постоянным клиентам — 5%;
клиентам, оплатившим участие за 10 и более банковских дней до начала обучения, — 5%;
при участии в открытом семинаре 2-х и более представителей одной компании — 5%.
