Коронавирус: свежие цифры


Наша компания достаточно давно работает на рынке оказания услуг в Республике Беларусь. И, как у каждой крупной компании, у нас большое количество клиентов, с которыми ежемесячно необходимо обмениваться документами: договорами, счетами, актами.

Это — куча бумаги, документы теряются, люди делают работу, которую не хотят, постоянный конфликт с бухгалтерией и т.д. Мы устали, так как всегда хотим работать эффективно.

И вот руководитель компании, понимая эту ситуацию, выступил с инициативой о переходе на электронный обмен актами выполненных работ с нашими контрагентами.

Как все начиналось?

Для решения поставленной задачи была сформирована проектная группа, основные цели которой заключались в:

  • анализе законодательной базы касательно правомерности перехода на электронный обмен документами;
  • выборе надежного поставщика услуг по части электронного документооборота.

Проектная группа работала поэтапно.

Результатом первого этапа стало полное удостоверение того, что законодательная база Республики Беларусь позволяет переходить на электронный документооборот (Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19, Закон Республики Беларусь «Об электронном документообороте и электронно-цифровой подписи»).

Для второго этапа проектная группа сформировала требования, которые были важны для нашей компании при выборе партнера, готового предоставить комфортные условия для перехода на электронный документооборот, а именно:

1. Наличие интеграции с нашей учетной системой. У нас установлена программа «1С: Предприятие 8», где формируются все первичные документы. В месяц создаются примерно 2500 актов выполненных работ.

2. Вид электронного документа должен быть в формате PDF. Это связано с тем, что не все наши клиенты работают с учетными системами. Формат PDF же доступен на всех устройствах и содержит необходимую структуру для прикрепления электронно-цифровой подписи.

3. Функционирование электронно-цифровой подписи в ОС Linux, Windows и в любом браузере.

Проектная группа провела несколько встреч. На одной из них мы познакомились со специалистами сервиса ЭДиН, которые рассказали о законодательной базе Республики Беларусь, о возможности применения и сценариях внедрения электронного документооборота в работу нашей компании. Мы были приятно удивлены, поскольку компания «Электронные документы и накладные» оказалась единственным провайдером, имеющим комплексное решение и реальные кейсы внедрения!

Из этой встречи мы вынесли много чего полезного. Посовещались и уже на следующий день подписали договор.

Решение найдено: использование сервиса ЭДиН.

На этапе внедрения профессионалы ЭДиН:

  1. оперативно проинтегрировали нашу учетную систему;
  2. настроили функционирование ЭЦП под ОС Linux и Windows;
  3. настроили в браузере Safari работу ЭЦП для главного бухгалтера и руководителя, так как они работают на Apple Mac.

Используя функционал ЭДиН, мы разослали приглашения нашим контрагентам для перехода на электронный обмен документами. Практически сразу 25−30% из них подключились по технологии «ЭДиН: Быстрый старт 2.0», которая позволяет нашим контрагентам в три клика приступить к обмену электронными юридически значимыми документами.

Процесс приглашения наших контрагентов не прерывался. Специалисты компании ЭДиН предоставили сценарии общения с контрагентами, и мы продолжали работать с целью максимального перехода на электронный обмен актами выполненных работ.

Результы

Через три месяца плодотворной работы 80% наших клиентов перешли на обмен актами выполненных работ в электронном виде.

Благодаря сервису ЭДиН:

  1. Длительность цикла документооборота сократилась.
  2. Нагрузка на сотрудников по обработке документов снизилась на 98%.
  3. Снижение трудозатрат выполнено на 10 человеко-часов в месяц.
  4. Удалось на треть сократить расходы на ведение документооборота.
  5. Снизилось количество арендуемых площадей, так как большая часть документов теперь хранится в облаке.
  6. Сотрудники нашей компании перестали конфликтовать с бухгалтерией в части возврата первичных документов.

Наша компания ощутила реальную выгоду от использования электронного обмена актами выполненных работ с контрагентами.

Поэтому сейчас мы начинаем новый проект с сервисом ЭДиН — полный уход от бумаг. Продолжение следует…

Присоединяйтесь и вы!

Контакты компании «Электронные документы и накладные»:

Сайт

Страница в FB

Заказать демонстрацию работы сервиса ЭДиН

 

-10%
-16%
-30%
-11%
-15%
-12%
-30%
-50%
-25%
-35%