109 дней за решеткой. Катерина Борисевич
Коронавирус: свежие цифры
  1. Я живу в Абрамово. Как неперспективная пущанская деревня на пару жителей стала «модной» — и передумала умирать
  2. Синоптики объявили желтый уровень опасности на 9 марта
  3. «Очень сожалею, что я тренируюсь не на «Аисте». Посмотрели, на каких велосипедах ездит семья Лукашенко
  4. Еще 68,9 млн долларов. Минфин в феврале продолжил наращивать внутренний валютный долг
  5. У Марии Колесниковой истек срок содержания под стражей
  6. «Прошло минут 30, и началось маски-шоу». Задержанные на студенческом мероприятии о том, как это было
  7. Где поесть утром? Фудблогеры советуют самые красивые завтраки в городе
  8. Оловянное войско. Как учитель из Гродно преподает школьникам историю с солдатиками и солидами
  9. Госсекретарь США назвал Лукашенко последним диктатором Европы
  10. МОК не признал Виктора Лукашенко президентом НОК Беларуси
  11. «Хлеба купить не могу». Работники колхоза говорят, что они еще не получили зарплату за декабрь
  12. «Соседи, наверное, с ума от нас сходят». У минчан с разницей в четыре года родились две двойни
  13. «Молодежь берет упаковками». Покупатели и продавцы — о букетах с тюльпанами к 8 Марта
  14. «Можно понять масштаб бедствия». Гендиректор «Белавиа» — про новые и старые направления и цены на билеты
  15. У бюджетников заметно упали зарплаты. Их обещают поднять за счет оптимизации численности работников
  16. «Я привыкла быть, как все. Но теперь это не так!» Как мы превратили читательницу в роковую красотку
  17. Изучаем весенний автоконфискат. Ищем посвежее, получше и сравниваем с ценами на рынке
  18. «Ушло вдвое больше дров». Дорого ли выращивать тюльпаны и как к 8 марта изменились цены на цветы
  19. Минздрав опубликовал статистику по коронавирусу за прошлые сутки
  20. Акции в честь 8 Марта и непризнание Виктора Лукашенко президентом НОК. Онлайн дня
  21. Первый энергоблок БелАЭС включен в сеть
  22. Минское «Динамо» обыграло СКА в четвертом матче Кубка Гагарина
  23. «Если вернуться, я бы ее не отговаривал от «Весны». Разговор с мужем волонтера Рабковой. Ей грозит 12 лет тюрьмы
  24. Как заботиться о сердце после ковида и сколько фруктов нужно в день? Все про здоровье за неделю
  25. Студентка из Франции снимала Минск в 1978-м. Показываем фото спустя 40 лет
  26. Автозадачка с подвохом. Разберетесь ли вы в правилах остановки и стоянки на автомагистралях?
  27. BYPOL выпустил отчет о применении оружия силовиками. Изучили его и рассказываем основное
  28. На овсянке и честном слове. История Марины, которая пришла в зал в 33 — и попала в мировой топ пауэрлифтинга
  29. «Белорусы готовы работать с рассвета до заката». Айтишницы — о работе и гендерных вопросах
  30. «Один роковой прыжок — и я парализован». История парня, который нырнул в воду и сломал позвоночник


Анна Волынец / Фото: Марина Серебрякова /

Письма, договоры, отчеты, акты выполненных работ, факсы — каждый год организации расходуют огромное количество бумаги. Однако к концу 2019 года все государственные предприятия, а вместе с ними и многие частные, перейдут на электронный документооборот. Вместе с Информационно-вычислительным центром Министерства финансов мы узнали у столичной компании, как они переходят с бумаги на «цифру».

«У нас огромный документооборот»

От 300 писем в день получает головной офис компании «ЮрСпектр». И это не считая остального документооборота.

Ведущими продуктами компании являются СПС КонсультантПлюс и онлайн-сервис готовых правовых решений ilex. Компания ООО «ЮрСпектр» является официальным представителем сети КонсультантПлюс — одной из крупнейших российских компаний, работающих на рынках информационно-правовых услуг СНГ.

Компания «ЮрСпектр» открылась в августе 1998 года, тогда в небольшом офисе работало 20 человек. Корреспонденции было немного, как и клиентов. Сегодня у компании более 20 000 клиентов и огромный документооборот, а поэтому работа с письмами занимает куда больше времени. Забрать с почты, распаковать, внести в систему и отправить получателю — на это может уйти от одних до трех суток, потому что в день трое сотрудников секретариата должны зарегистрировать и обработать до 1500 входящих писем, и еще более 100 — отправить.

— Плюс есть клиенты, которым мы пересылаем по почте акты выполненных работ, а это более 7 тысяч писем в месяц. У нас огромный документооборот на бумаге, и это проблема, — объясняет Лариса Сизова, начальник отдела. Она работает в компании уже девять лет и занимается сотрудничеством с государственными органами.

Количество бумажной работы, а также переход клиентов на электронный документооборот заставил руководство «ЮрСпектр» задуматься.
 
— Наши клиенты сообщали нам, что используют систему межведомственного электронного документооборота (СМДО) и приглашали присоединиться, чтобы сократить бумажный документооборот. Одним из первых обратился Национальный банк, у которого электронная система внедрена на всех уровнях.

— Мы стали анализировать и выяснили: по данным Национального статистического комитета в ноябре 2017 года 47% государственных организаций, в том числе органы власти разного уровня, уже входили в эту систему. Получалось, что значительная часть наших клиентов уже используют СМДО, а мы все еще нет. Таким образом мы пришли к выводу, что и нам нужно включаться. Первым шагом (и главным условием) было внедрение системы электронного документооборота.

«Мы сейчас и в бумажной, и в цифровой реальности»

С апреля 2018 года головной офис «ЮрСпектра» начал переход на электронный документооборот: секретариат, отделы по работе с госорганами, а в последнем квартале 2018 года — те, кто работает с бюджетными организациями. Всего в компании около 1000 сотрудников, а помещения расположены на нескольких этажах бизнес-центра.
 
— Было принято решение переходить на новую систему поэтапно, так как для полного перехода нужны готовность и желание: как наши, так и наших клиентов. Поэтому мы сейчас находимся и в бумажной, и в цифровой реальности, — говорит Лариса Сизова о минском офисе.

На бумаге остаются договоры и акты выполненных работ, зато электронными стали журналы регистрации, внутреннее согласование и подписание документов, информирование и рассылка. Входящие и исходящие письма — частично. По словам Ларисы, здесь еще осталась внутренняя инерция: гораздо привычнее отправить по факсу или по почте.
 
При выборе системы электронного документооборота компания исходила из двух критериев: система должна быть интегрирована с СМДО, а соотношение цены и качества должно быть оптимальным.

— Мы выбрали DoxLogic-S от Информационно-вычислительного центра Министерства финансов, но изучали не только это предложение. Для нас было важно, чтобы этап внедрения входил в стоимость, как и обновления. Ведь любая доработка стоит денег. Научиться работать с электронной системой было несложно: интерфейс программы интуитивно понятен. Трудностей он не вызывает, особенно для тех, кто хорошо работает с обыкновенной электронной почтой. Первоначальное обучение работе с системой проводят сотрудники ИВЦ, также мы получили инструкции для каждой роли и постоянную консультационную поддержку. Система позволяет делать несколько операций: получить, принять в работу, поставить его выполнение на контроль, согласовать, утвердить, переслать. Движение документа распределено между службами: исполнитель готовит, руководитель утверждает, секретариат регистрирует и отправляет. Кроме того, можно настроить маршруты движения документа внутри компании.

«Потерять письмо в системе очень сложно»

Правда ли, что электронный документооборот уменьшает влияние человеческого фактора? В «ЮрСпектре» считают, что однозначно да:

— Если письмо получено в системе, его довольно сложно потерять. А также можно проконтролировать время его отправки и получения. А это бывает важно. Если вам принесли вручную с почты 300 писем, то секретариат их регистрирует довольно долго, просто потому что это физический труд. В DoxLogic-S электронное письмо появляется сразу.

— Бумаг стало меньше, хотя не настолько, насколько хотелось бы. Увеличилась скорость получения: не секрет, что даже по Минску письмо может идти от трех до пяти дней.  А когда письмо приходит в систему и секретариат регистрирует его — ты сразу получаешь уведомление в свою корпоративную почту. И не нужно заходить и спрашивать, нет ли для тебя чего.
 
В «ЮрСпектре» надеются, что все организации вскоре перейдут на электронный документооборот. Но руководитель отдела реалистична:
— Пока большинство людей пугают все новшества, связанные с IT. А покупка канцтоваров и бумаги для них — самый простой путь. Остается подождать, когда это восприятие изменится.

РУП «Информационно-вычислительный центр Министерства финансов Республики Беларусь» более 45 лет предоставляет услуги по автоматизации, разработке и сопровождению программных комплексов. Мы зарекомендовали себя как надежный партнер, проверенный временем.
-40%
-10%
-20%
-90%
-20%
-10%
-30%
-10%
-10%